pv de l'ag septembre 2017

PROCES VERBAL DE  L’ASSEMBLEE GENERALE

DU 23.09.2017

Présents : Absents :

MM. BEDU Antoine MM. BAUDRY Bastien
FAYON Bruno BEKKOURI Salim
GRISEZ Morgan BONNET Alexis
LENOIR Irvin DUCLAUD Thomas
DARBESSON Gilles DYS Dylan
ROCHE Nicolas FORNES Yvan
GARCON Jefferson
Mmes BERNIER Sophie GROSJEAN Benjamin
FAYON Muriel LOUBIERE Tanguy
NAUDIN Damien
SAINZ Henri
TOURAY Maxime
VRECK Steven

 Début de Séance : 19 h 00

ORDRE DU JOUR :

- Election des nouveaux membres du bureau.
- Création de postes & Gestion des moyens de communication.
- Différents points à aborder.


I – ELECTION DES NOUVEAUX MEMBRES DU BUREAU :

A la suite de la démission de M. SAINZ Henri, en tant que Trésorier et Vice-président et de M. ROCHE Nicolas en tant que secrétaire-adjoint. Il faut donc élire nouveau bureau.

Il a été voté :

Président : Bruno FAYON
Vice-président : Antoine BEDU
Trésorier : Muriel FAYON
Trésorier-adjoint : Morgan GRISEZ
Secrétaire : Gilles DARBESSON
Secrétaire-adjoint : Sophie BERNIER

Toutes les personnes présentes ont voté pour l’approbation de ces changements par vote à la majorité.

II – GESTION DES MOYENS DE COMMUNICATION & CREATION DE POSTE :

Mémo :

Ces postes sont informels et n'engagent que votre motivation d'organiser, de participer à la vie associative. Ils seront mis en place pour répondre à des besoins, des attentes au sein de l'association et s'appliquent en toute connaissance des règles de sécurités et de déontologies applicable dans l'Airsoft.

Toutes actions engageant la responsabilité du bureau ou l'image de l'association et soumis à une validation du président de l'association.
Tout manquement aux règles mentionnées sur le règlement intérieur sera suivi d'un avertissement. Au bout de trois avertissements durant l’année civile, suivra une exclusion de l’association. Ce nouveau point a été rajouté dans les statuts et le règlement intérieur de l’association avec envoi à la préfecture.

Une chaine Youtube ainsi que Facebook est sous la gestion de Benjamin GROSJEAN avec un droit de regard et de validation par le président.

Le site Internet ainsi que le Forum est sous la gestion d’Irvin LENOIR avec un droit de regard et de validation par le président.

En ce qui concerne la communication et le marketing, Morgan GRISEZ en devient le responsable avec un droit de regard et de validation par le président.

Benjamin GROSJEAN s'est proposé pour administrer les forums de discussions et Facebook ou autre, en plus de la chaine DR story qui est mise en relation avec l'association, mais qui est indépendante de celle-ci.

Irvin LENOIR la création d'une page internet gratuite avec feuilles d'inscription et paf interactive ou le système de messagerie style forum est en cours de réalisation).

Les gestionnaires sont libres de diffuser des vidéos, des infos, des photos… dans la mesure où celles-ci ne portent pas atteinte à l’association ni à un membre. Si tel est le cas, le président peut demander à retirer ces diffusions immédiatement. Les membres actifs peuvent donner leur avis et peuvent solliciter le président s’ils ne sont pas favorables à une diffusion, une information, etc. qui est publiée et s’en expliquer.  

Le magasinier est Morgan GRISEZ  et est en lien avec la trésorière pour gérer les stocks.

Tous les membres de l'association souhaitant organiser des événements sont soumis à la validation du bureau.

Orga./règles et sécurité : poste pivot, il en faudrait 2 à chaque événement voir plus si nous avons beaucoup de joueur.


III – DIFFERENTS POINTS A ABORDER :

Feuille de tâches :

Nous attendons de tout membre actif qu’il s’investisse dans l'organisation des parties, de l'aménagement du terrain et de la propreté du site. Ainsi que ce ne soit pas tout le temps les mêmes qui fassent les mêmes actions et les rôles d'orga., ca doit tourner. Au vu de ne pouvoir se voir régulièrement, le président nous fera parvenir une feuille de tâches, si nécessaire, relative au besoin de l'organisation.

Déroulement et Organisation d’une journée type :


 En arrivant les joueurs sont attendus par l'un de nous au parking avec une liste d’inscriptions.
 Les premiers arrivés doivent installer le petit déjeuner offert aux participants (une personne s'occupe toute la journée de petit déjeuner).
 Une personne au paf (ne pas oublier d'insérer les dates de naissance) + distribution de brassards, il sera distribuer le même nombre de brassards et les joueurs se géreront (sauf exception scénaristique).
 Passage au chroni : 2 ou 4 personnes selon le nombre de joueurs à passer au chroni.
 2 personnes à la partie de chauffe pendant que le reste de la team est avec le président pour mettre le terrain en place pour le scénario.
 La partie scénarisée se fera en 1er, puis s'ensuivra les parties dites « airsoft ».
 En fin de journée, qu’il y ait un minimum de membres pour ranger le terrain.

Cette liste est la dans un souci d'organisation et d'implication de chaque membre de la Team Punisher afin que nos parties se déroulent au mieux pour le bien de tous. En aucun cas, nous ordonnons de faire des choix que vous n'assumeriez pas.

Achats:

L'association s'est munie de matériels afin de répondre à une demande d'intégration des débutants dans l'association afin qu'il ne soit pas difficile de commencer l'Airsoft par manque de matériels. Ce matériel sera soumis à la location (pour plus d'informations, se rapprocher de la trésorière ou de son adjoint.

S'en suivra plusieurs achats relatifs au sponsoring de la banque. Il faut faire une liste des besoins de l'association dans tout son fonctionnement.
Des idées ont été proposées :
1. des packs de répliques + protections  pour les débutants.
2. des patches punisher avec les nominateurs d'arrivée dans l'association sont prévus.
3. plastifieuse + feuilles pour plastifier.
4. groupe électrogène.
5. protection supplémentaires.
6. capteurs de touches.
7. tonnelle.
8. Consommables (sparclettes, billes, gaz, ect.) misent en vente avec marge pour l'association.
9. bâches militaires.
10. matériels pour améliorer le terrain.
11. outils pour améliorer le terrain.
12. couteau, haches, et batte en plastique sécuriser fédégn.
13. costumes de scénario (brassard, bonnet, casque, masto…selon scenario ).
14. signalétique : balise, plo, craclight, matos de balisage, panneaux (contreplaqué, etc.).

Possibilité de faire des propositions d’achats au président. Celles-ci seront étudiées et une réponse sera apportée dans les plus brefs délais.

Les cotisations :

Les cotisations sont versées en Janvier. Pour rappel, celle-ci s'élève à 30 € et que tout ce qui est produits dérivés sont en plus (ex :t-shirt 15 €, patch 5 €, etc.).



Initiation :

Le prêt de pack de démarrage sera à la location pour les débutants comprenant :
- la réplique, les lunettes : 15 €/la journée.
- la réplique seule : 10 €/la journée.
- la paire de lunettes seule : 1 €/la journée.
- Gratuit pour les membres/journée

Un sondage va être effectué auprès de vous afin de voir pour les achats pour connaitre vos préférences de marques, de modèles afin de limiter les achats inutiles.

Partenariat Multi-associatif :

 Team :
- Spartiate
- Skyripper
- Wild triggers
- At 81

 Magasin :
- Airsoft game
- L'airsoft entrepot
- lilifolies

Les partenariats sont sous formes de services, de pubs, de sponsoring, de prêt de terrains, de salle, de matériels…
 
A faire par tous les membres :

La recherche de terrain est impérative. Elaboration d’un book de présentation est en cours afin de faciliter vos démarches auprès de propriétaires de terrains. Il faut également aller jouer chez les teams d'airsoft, de paintball ,les stands de tir, terrain militaire, chasse, ONF, Mairie… qui ont un terrain et voir avec eux s’il est possible de partager les lieux.

Ces négociations se clôtureront par un document écrit validé et signé par le président et les membres du bureau.

Proposition de futurs événements :

 Création d'un tournoi d'une journée :
- Tombola,
- Une action caritative,
- Récompense.

 Op : Nous attendons des propositions.

 Tenir un stand :
- Au salon du jeu à Toulouse et Albi,
- Au TGS,
- Forum des associations.

Organisation et Calendrier :

Les événements en cours seront décidés à l'année permettant à chacun de s'organiser. Il faut penser à faire du covoiturage.

Les passages au chroni risquent d'être ponctuels pour ne pas perdre de temps à passer tout le monde. Ce temps sera utilisé pour jouer et organiser, des arbitres seront désignés et pourrons passer inopinément des joueurs sur qui ils ont des doutes.

Un système de sanctions sera mis en place pour les participants ne respectant pas les règles (black list chez nous et chez tous nos partenaires).

Black list :

- IDS
- Fanatic Airsoft
- ATA
- Swat 82
- Seals 09

Un membre trop inactif sera remis en question pour son adhésion suivante.
Une feuille de tâche pourra être remis aux membres une semaine avant l'événement.



 Fin de Séance : 21 h 00



                     LE SECRETAIRE          LE PRESIDENT


                     G. DARBESSON              B. FAYON

Lu et approuvé

Vu.
Merci pour la publication.